O Gerente de Projeto

Assim como em uma orquestra, onde cada um dos participantes pode ser um excelente músico, porém sem o maestro não temos uma sinfonia, com nossos projetos acontece a mesma coisa. Se não existir a figura do gerente de projetos para fazer o planejamento e a administração dos possíveis conflitos, a tendência é que todos os envolvidos passem a fazer horas extras, ou ficar trabalhando aos sábados e domingos, sem tirar férias. Isso sem falar no estouro do orçamento, desgaste da imagem de TI, entre outras.

“Os gerentes de projeto têm a responsabilidade de gerir todos os aspectos das atividades que estão supervisionando, desde recursos e suprimentos até custos de projetos e equipamentos. No começo, parece difícil, mas basta seguir uma metodologia de trabalho que consiste em seguir objetivos relacionados ao projeto. Confira os cinco objetivos que você deve perseguir para alcançar sucesso em cada novo projeto.

TERMINE NO PRAZO

Esse é o mais velho dos objetivos, mas ainda assim o mais difícil de cumprir, em se tratando de gerenciamento de projetos. A dificuldade está nas constantes mudanças de requisitos e por conta do otimismo exagerado da agenda inicial.

Para cumprir esse objetivo, o profissional deve gerenciar seu escopo muito cuidadosamente. A primeira coisa é criar um controle de alterações no projeto para gerenciá-los adequadamente. Sempre mantenha seu plano atualizado, com registros do progresso atual em relação ao que estava planejando. Identifique rapidamente qualquer desvio e trate de consertá-lo.

FINALIZE O PROJETO DENTRO DO ORÇAMENTO

Para ter a certeza de que os custos do projeto não subam à estratosfera, você precisa ganhar visibilidade sobre custos logo no início para manter o controle. O budget deve ser elaborado incluindo todos os custos do projeto, não importando se tem a ver com pessoas, equipamentos, fornecedores ou materiais. Saiba, então, o custo de cada tarefa do planejamento e mantenha o controle para observar qualquer desvio.

Com essa postura, se você gastar demais em alguma tarefa, consegue corrigir o orçamento gastando menos em outras. Só dessa forma é possível garantir que o projeto fique dentro do orçamento, ou até abaixo dele.

CONHEÇA OS REQUISITOS

Não importa qual é o objetivo do projeto, ele deve produzir soluções que atendam a 100% do que foi requisitado. O truque aqui é garantir a existência de uma lista bem detalhada dos requisitos necessários e ter a certeza que todos foram bem compreendidos. Isso porque requisitos ambíguos, que antes pareciam um pequeno fragmento do projeto, podem se tornar enormes, tomando tempo e recursos não esperados.

MANTENHA OS CLIENTES FELIZES

Você pode até ter conseguido terminar o projeto a tempo, abaixo do orçamento e atendido 100% dos requisitos, mas ainda assim ter clientes infelizes. Isso pode acontecer porque suas expectativas mudaram desde que o projeto foi iniciado e não foram devidamente gerenciadas.

Para garantir que os patrocinadores do projeto, usuários e outros stakeholders fiquem felizes na entrega, algumas atitudes são necessárias. A primeira é ter certeza de que todos fiquem bem informados do progresso do projeto. Mantenha todos com o pé no chão com uma visão transparente do que está acontecendo.

Deixe que todos expressem suas preocupações e ideias com regularidade. Diga-lhes com antecedência se há algum problema com relação ao prazo de entrega ou quando mudanças são necessárias. Abertura e honestidade são sempre as melhores ferramentas para manter o projeto alinhado com as expectativas dos clientes.

ZELE PELA FELICIDADE DA EQUIPE DO PROJETO

Se você conseguiu preencher os quatro objetivos anteriores com um time feliz, a disposição para repetir tudo em uma próxima vez será bem maior, assim como a disposição da equipe.”

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